あらけんのブログ『やれない理由探す暇があるなら、どうやったらできるか考えれば良いのに』

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スケジュール管理方法保存版

そろそろ年末で来年の手帳を買い換える人も多いだろう。

私は、3年前までフランクリンプランナーという手帳を使っていた。

なりたい自分になれるという最高の手帳だったが、重くかさばる。

 

オンラインフランクリンプランナーというものもあったが使いづらいということで、試行錯誤した結果現在のスケジュール管理方法に辿り着いた。

 

先日、おっさん系女子と食事をした際に『最近スケジュールが管理できなくて遊びの用事をダブルブッキングしちゃって…』という話を聞き、私のやり方を公開することにする。同様に困っている人が居るのであれば参考になれば嬉しい。

以前知人に説明した特ものすごい面倒だったから説明はコレで最後にする!!

 

環境:PC:会社用PCwin+自宅用ノートPCwin+iPhone

 

■ソフト/アプリインストール

winPC
1.coursevector Google Tasksインストール
http://blog.coursevector.com/googletasks

2.googleChromeインストール
https://www.google.co.jp/chrome/browser/

3.chrome拡張のShortcuts for Googleインストール
https://chrome.google.com/webstore/detail/shortcuts-for-google/baohinapilmkigilbbbcccncoljkdpnd

4.evernoteインストール(又はウェブ版でもOK)

 

iPhone

1.ジョルテインストール

2.gTasksインストール

3.evernoteインストール

Androidの人はgTasksが無いのでTasksFreeをインストール

■準備

1.googleのアカウントを用意複数持っている人はメインで使っているものを。

 

2.先ほどPCにインストールしたcoursevector Google Tasksを起動してgoogleアカウントで認証しておく。表示方法はSimpleViewにして高さを画面最大、横幅を適当にしてパソコンの右端に寄せておく

 

3.chromegoogleアカウントで認証しておく。chrome拡張のShortcuts for Googlechrome画面右上に居るはずなので、SettingsからCalendarをYour chosen serviseに登録しておく

4.iPhoneのジョルテを起動し、googleアカウントで認証しておく。設定⇒カレンダーから『googleカレンダーを利用する』をチェックし、『ジョルテクラウドを利用する』のチェックを外しておく。

 

5.iPhoneのgTasks(AndroidはTasksFree)を起動しgoogleアカウントで認証しておく。

 

さて、準備完了!!!!

ルールは5つ。そんなに難しくないので覚えて欲しい。

1.今日の予定はgoogleTasks『だけ』に記入する。PCならcoursevectorから、iPhoneならgTasksから、AndroidならTasksFreeから。

 

2.明日以降の予定はgoogleカレンダー『だけ』に記入する。PCならchrome拡張のカレンダーから(ウェブ版)、iPhoneAndroidならジョルテから。

 

3.日付のないメモはevernote『だけ』に記入する。

 

4.記入したら記憶から消す。忘れる。忘れ去る。頭を空っぽにする。予定を一切記憶しない。今夜の予定も忘れていいし、明日の予定も忘れていい。とにかくスケジュールや予定は全部頭から消し去る。


5.1日の始まりの15分間だけは、他の業務を全部無視してスケジュール管理を行う。出社直後の15分間が一番おすすめ。

 

 

この5つのルールを守るだけで、もう手帳なんて必要ないしダブルブッキングなんてありえない。

イメージでいうと自分の記憶から全てを消しさって、秘書にスケジュール管理を『やってもらう』イメージだ。俺のスケジュールは自分では把握していない。全てはiPhone又はPCが管理しているのだ。

情報を1箇所に『だけ』集めるのもポイントなので、5つのルールは厳守。例えば飲み会の最中に明後日の18時に表参道という予定が入ったらどんなに面倒でもその場でiPhoneからジョルテを取り出して、他の予定が入っていないか確認⇒記入する。

『あーたぶんその日予定ないから大丈夫ー』はNG

 

自分のスケジュールは自分で入れてはいけない。必ず秘書(iPhoneorPC)を通してスケジュールを確認しよう。

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画像1.PCの画面イメージ。画面最右の縦長いものがcoursevector Google Tasks。simple表示で常時起動しておき、常に今日のタスクを視界に入れておく。Tab分けもできるからその辺りの使い方はググって調べてくれ。基本的には朝の15分でここを埋めていく。15:00Aさん打ち合わせ、15:30資料まとめ、など時間も記入するのがオススメ。遅れていたら即リスケ。


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画像2.スマホの画面イメージ。明日以降の予定はジョルテ、今日の予定はgTasks(AndroidはTasksFree)へ。日付の無いメモはevernoteへ。

ここまでOK??本番はここから

ここまでは設定について。ここからは実際の使いについて。

この時点で挫折した人は、今直ぐ荒木に『Help!』って言った方がいいかも。

環境が整っていないのに中途半端にやると全く意味のないものになってしまう。

 

さてさてここまで設定できたら、あとは記入するだけ。

まずは手帳その他メモしてある明日以降の予定を全部googleカレンダーに登録していこう。時間が決まっているものは、14:30など時間付きで記入すること。明日以降の予定を全部記入し終えたら、googleカレンダー以外のデータは消去。紙ならば破棄。とにかくデータは一箇所にしか存在してはいけない。

 

次に、同じくいろんな場所に散らばっている今日のやることリストをgoogleTasksに記入していこう。1タスク1行。終わったらこれも先頭に時間を書いて時間順に並べていく。14:00 会議 15:00 資料まとめ、など。ここに書かれていないものは今日は一切やらなくていい。途中でタスクが増減した場合にはこのリストも増減させる。そしてもちろん、移行が終わったら他のデータは削除

 

最後に、紙や手帳や本当に様々な場所に散らばっている日付の無いメモをevernoteにぶち込んでいく。私はこの作業だけで3日ほどかかった。移行完了次第他のデータや紙は全部削除。evernoteだけにしておく。

 

 

という事でお疲れ様でした。これで全て終わりです。

 

知人から予定が開いているか聞かれたらPCからでもスマホからでも確認すればOK。

予定が追加されたらその場で追加すればOK

何かメモするならevernoteに書くだけ。

 

紙のメモとか別のメモ帳とか一切無し。

 

情報が1箇所にあつまるということは、『なんか予定あった気がする』というもやもやは一切ない。そのに書いて無ければ何も無いのだ。

 

そして、記憶を全部消して自分の頭を軽くしてあげよう。

なぜなら、スケジュール管理は秘書(PC+スマホ)がやってくれるのだから。